Organiser un voyage d’entreprise demande beaucoup de rigueur et de minutie. Contrairement à un voyage privé, vous ne pouvez pas laisser de place à l’improvisation et vous devez vous assurer que tout se passe sans encombre pour l’ensemble de vos salariés. Il en va de votre réputation et de leur sécurité. Destination, activité, transport, logement, restauration, tout doit être réfléchi et organisé avec attention avant votre départ. Quel que soit l’objectif de ce déplacement, le plus simple est de s’entourer de professionnels pour s’assurer de sa réussite.

Définir l’objectif du voyage professionnel

Le milieu du voyage professionnel peut se diviser en 4 groupes :

• Le voyage d’affaires : vos collaborateurs partent pour négocier un contrat, rencontrer un client.

• Le voyage incentive : il est organisé dans le but de récompenser vos collaborateurs, de les remercier et de les valoriser. Cela permet de les motiver pour l’année d’après.

• Le séminaire : l’objectif est de réunir ses collaborateurs dans un nouvel univers de travail pour renforcer la culture d’entreprise et améliorer la communication entre les collaborateurs. C’est aussi le moment parfait, pour un dirigeant, pour présenter la stratégie de l’entreprise pour les années à venir, réaffirmer ses valeurs et former les collaborateurs à de nouveaux concepts/produits.

• Le voyage team-building : dans ce cas précis, l’entreprise va chercher à fédérer les collaborateurs autour des valeurs de l’entreprise et à créer de la cohésion entre collègues. Contrairement au séminaire, on ne prévoit pas de session de travail.

Une fois l'objectif de voyage défini, vous devez évaluer le budget à votre disposition et connaître le nombre de collaborateurs concernés.

Choisir une destination en accord avec vos valeurs et vos objectifs

Faire un voyage d’affaires signifie transmettre les valeurs de l’entreprise à ses équipes. De ce fait, peut-être que certaines destinations ne seront pas adaptées. De même attention au logement. Dans le cadre d’un séminaire, le mieux est de choisir un lieu où l’on peut facilement avoir accès à des salles de réunion. Pour un voyage incentive, pourquoi ne pas prévoir de loger dans un centre de vacances et/ou choisir une destination originale qui surprendra vos collaborateurs. Pour un team building, mieux vaut choisir un endroit où l’organisation d'activités sera simplifiée.

Prévoir en amont le programme et tous les détails

S’il s’agit d’un séminaire ou d’un team-building, le temps est compté. Vous devez établir en amont le programme des journées, les réservations dans les restaurants, les temps de détente et ceux de travail/réunion. Pour les voyages incentives, généralement les programmes sont allégés car il s’agit avant tout de détente. Ce n’est pas dans ce type de voyage que l’on organise des réunions. En revanche, il faut prévoir en avance certaines activités comme une visite guidée d’une ville ou une soirée dansante, etc… Au vu du nombre d’invités, vous êtes obligé de prévoir les repas en avance. Vous pouvez déterminer un menu particulier avec les restaurateurs pour éviter une trop longue attente au restaurant.

Quelles sont les difficultés à prévoir ?

La réussite d’un voyage d’entreprise réside dans l’ambiance et la dynamique qui se créeront. Choisissez donc une destination qui se prête aux voyages d’entreprise.

Voici une liste, non-exhaustive, des difficultés à prévoir :

• accident sur place,

• vols retardés ou annulés,

• collaborateur qui tombe malade,

• problème à l’hôtel

• un collaborateur victime d’un larcin

• un problème de visa ou de papiers

On l’a vu avec la crise du Covid, il vaut mieux que le voyage soit bien organisé et assuré ! Un rapatriement d’urgence peut avoir lieu, il faut donc être entouré par des professionnels pour faciliter ce genre de démarches. De la même façon, un certain nombre de pays sont encore fermés et les règles sanitaires ne sont pas uniformes. En plus des démarches administratives habituelles, il faut prévoir en amont tous les tests PCR et vérifier les certificats de vaccination.

Pourquoi passer par une agence de voyages ?

Nous l’avons vu, organiser un voyage d'affaires n’a rien à voir avec l’organisation de vacances en famille. Nous ne pouvons que vous conseiller de vous faire aider par des professionnels habitués à cet exercice. En travaillant avec une agence, vous vous assurez d’être bien encadré et de voir tous les détails passés au crible. L’agence de voyages se chargera également de toutes les modalités administratives. Un véritable gain de temps et de sérénité pour l’entreprise. Côté tarifs et assurance, c’est également beaucoup plus intéressant, et sûr, de passer par une agence de voyages. Pendant la crise du Covid ou lors des grèves des compagnies aériennes, les voyageurs qui avaient réservé via une agence se sont vu très rapidement proposer une solution. N’oubliez pas que s’il arrive quoi que ce soit à un collaborateur, il en va de la responsabilité de l’entreprise et de sa réputation. Mieux vaut être encadré par des professionnels du tourisme d’affaires.